Przechowywanie akt pracowniczych w 2019. Jak dotąd, dokumentacja pracownicza przechowywana była w formie papierowej, jednak od stycznia 2019 roku, możliwa będzie również opcja elektroniczna.
Ważną zmianą jest również to, że wszystkie akta nowo zatrudnianych osób (zarówno w przypadku pracodawców jak i zleceniodawców), będą musiały być przechowywane przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, bądź zakończyła się umowa zlecenia.
Dokumenty zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. pracowników, można przechowywać już nie 50, a 10 lat, jeżeli spełnione zostaną dodatkowe warunki ujęte w ustawie. Należą do nich przekazanie do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportów informacyjnych (ZUS RIA).
W kwestii pracowników, czy też zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowywanie akt pracowniczych musi mieć miejsce przez okres 50 lat.
Krótszy okres przechowywania dokumentów pracowniczych a nowe akta
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowników zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 to opcja fakultatywna, która wymaga przekazania stosownych raportów informacyjnych do ZUS. Obowiązkowe jest jednak przekazanie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, jeżeli ówcześnie zdecydowaliśmy się na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Ta opcja zastępuje obowiązek wystawiania przez pracodawców wniosków w sprawie przyznania świadczeń w formie papierowej, a dane te zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego. Każdy pracownik zatrudniony w powyższym okresie, wymaga złożenia osobnego raportu.
Terminy dla raportu ZUS RIA
Każdy pracodawca powinien mieć na uwadze, że termin złożenia raportu ZUS RIA, jest związany z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Złożenie i nie wycofanie ZUS OSW nakłada obowiązek o przekazaniu informacji ZUS RIA w terminie roku od złożenia oświadczenia, jeżeli pracownik lub zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem ZUS OSW. Jeżeli pracownik lub zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu przez pracodawcę oświadczenia ZUS OSW, raport ZUS RIA, musi zostać złożony wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA.
Pracodawca otrzymuje również obowiązek przekazania powyższego dokumentu w formie papierowej pracownikowi zwolnionemu, a po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA, wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.
Kogo obejmuje raport informacyjny ZUS RIA i co zawiera?
Raport informacyjny obejmuje pracowników oraz zleceniobiorców, czyli osoby zatrudnione na umowę zlecenia, umowę agencyjną lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Należy w nim ująć dane za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. jak wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego czy też informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Przechowywanie akt pracowniczych w 2019 roku.