Nie każdy samochód wykorzystywany w toku prowadzonej działalności gospodarczej, będzie wymagał takiej czynności jak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego. Kto i kiedy zatem będzie do tego zobowiązany?
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. potocznie kilometrówki, spoczywa na przedsiębiorcy, chcącym zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, wydatki związane z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej, pojazdu niezaliczonego do ewidencji środków trwałych, który jest własnością jego samego, pracownika przedsiębiorcy, bądź też osoby trzeciej, a użytkowany jest przez przedsiębiorcę na mocy umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia.
Do wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, mogących stanowić koszt uzyskania przychodu zaliczymy m.in.: paliwo, koszty serwisu, napraw czy części zamiennych, składki na ubezpieczenie pojazdu (OC i AC), ale także opłaty za przejazd płatnymi autostradami czy też opłaty parkingowe.
Ustawy o podatku dochodowym nie zawierają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, ale wskazują minimum danych, które winna zawierać. Są to: nazwisko, imię osoby używającej pojazdu oraz jej miejsce zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd). Istotna jest również liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka na 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawka za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określone są rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 2002 r. (ostatnia aktualizacja nastąpiła w roku 2007) i wynoszą kolejno:
dla samochodu osobowego:
– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
dla motocykla – 0,2302 zł,
dla motoroweru – 0,1382 zł.
Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć nakłady wynikające z eksploatacji pojazdu, tylko do limitu kwoty wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Wydatki przekraczające ustalony w powyższy sposób limit można przenieść na miesiące następne, ale tylko w obrębie tego samego roku podatkowego.
Należy jednak pamiętać, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu poniesienia kosztów. Służy on jedynie do określenia limitu kwoty kosztu uzyskania dochodu. Ten zaś będzie wynikał z faktycznie poniesionych wydatków, które podatnik obowiązany jest udokumentować fakturami bądź rachunkami.