W styczniu tego roku zmieniły się zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na czym polegają zmiany? Jakie obowiązki należą do pracodawcy i na co trzeba uważać? Zapraszamy do lektury artykułu!
Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej – co się zmieniło?
W styczniu 2019 roku doszło do kilku zmian w polskim prawie pracy. Jednym z nowych obowiązków, który spoczywa po stronie pracodawcy od Nowego Roku, jest obowiązek przekazania byłemu pracownikowi nie tylko świadectwa pracy, ale także dodatkowych informacji.
W przypadku wygaśnięcia umowy o stosunku pracy lub jej rozwiązania, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi informacje o okresie przechowywania dokumentacji, a także poinformować go o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego po upływie okresu przechowywania dokumentów.
Jeśli pracownik nie odbierze dokumentacji przed tym terminem, ulega ona zniszczeniu. O tym również należy go poinformować. Dodatkowe informacje do świadectwa o pracy można przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Jakie zmiany zaszły, jeśli chodzi o czas przechowywania dokumentacji?
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
W wyniku wprowadzenia nowych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej doszło do skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku czas przechowywania akt wynosi 50 lat, czyli obowiązują nadal stare przepisy. W przypadku osób, które zatrudniono po 31 grudnia 2018 roku, czas przechowywania dokumentacji wynosi jedynie 10 lat.
W sytuacji, gdy zatrudnialiśmy pracowników pomiędzy 1 stycznia 1999 roku i 31 grudnia 2018 roku czas przechowywania akt wynosi 50 lat, ale można go skrócić. Warunkiem jest odpowiednie oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. Nowe druki należy złożyć w placówce ZUS właściwej ze względu na wykonywaną działalność. Usługę można zrealizować zarówno w oddziałach ZUS, jak i inspektoracie oraz biurach terenowych.
Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej