Jak długo należy przechowywać dokumentacją pracowniczą? W styczniu 2019 roku doszło do kilku zmian w polskim prawie pracy. Jedną z nich jest skrócony czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Kto może z tego skorzystać? Gidze można załatwić tę sprawę? Podpowiadamy!
Zmiany w prawie pracy – jak długo należy przechowywać dokumentacją pracowniczą?
Od Nowego Roku pracodawców obowiązują nowe przepisy. Zmiany odnoszą się między innymi do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeśli zatrudnialiśmy pracowników pomiędzy 1 stycznia 1999 roku i 31 grudnia 2018 roku, czas przechowywania akt nie uległ zmianie i wynosi 50 lat, to samo tyczy się pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
W sytuacji, gdy pracownik został zatrudniony po 31 grudnia 2018 roku, czas przechowywania dokumentacji wynosi jedynie 10 lat. Co więcej, pracodawca ma obowiązek przedstawić takiemu pracownikowi nie tylko świadectwo pracy, ale też dodatkowe informacje.
Jeśli pracodawca chce skrócić czas przechowywania akt, musi złożyć do ZUS specjalnie oświadczenie. Sprawę można załatwić osobiście, za pomocą tradycyjnego papierowego listu lub elektronicznie. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (w skrócie ZUS OSW) może dotyczyć jedynie pracowników zatrudnionych po 01.01.1999 r.
Zmiany w prawie pracy – dodatkowe informacje do świadczenia pracy
Jednym z nowych obowiązków pracodawcy jest obowiązek przekazania byłemu pracownikowi dodatkowej informacji do świadectwa pracy. Każdy pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego po upływie okresu przechowywania akt, by odebrać swoją dokumentację pracowniczą. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodne z prawem.
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku o skróconym okresie przechowywania dokumentacji. Informacja ta powinna stanowić osobny dokument, wydawany razem ze świadectwem pracy. W przypadku, gdy osoba była zatrudniona przed 31 grudnia 2018 roku, pracodawca wydaje jej wyłącznie świadectwo pracy.