Samochód to jeden z nieodłącznych elementów działania większości firm, które nie wyobrażają sobie bez niego pracy. Nie każdy jednak przedsiębiorca dokonuje zakupu samochodu na firmę, posiłkując się w zamian swoim prywatnym pojazdem dla celów służbowych.
Samochód prywatny dla celów służbowych: wykorzystanie samochodów prywatnych w firmie jest bardzo praktycznym rozwiązaniem, a wydatki związane z ich eksploatacją, mogą stanowić koszt podatkowy firmy, jeżeli spełnione zostaną określone warunki.
W pierwszej kolejności należy wziąć tutaj pod uwagę to, iż wydatki powinny pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym w stosunku do osiąganych przychodów. Jeżeli zatem pragniemy wykorzystać pojazd w prywatny w celach służbowych, powinniśmy odpowiednio umotywować konieczność i niezbędność jego użytkowania dla potrzeb firmy.
Limity wydatków związane z eksploatacją samochodów prywatnych w firmie
Każdy przedsiębiorca, który wykorzystuje prywatny samochód w celach służbowych, powinien pamiętać o tym, iż wydatki z nimi związane, nie mogą przekraczać kwoty, która wynika z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu (oznaczona w odrębnych przepisach), czyli tzw. kilometrówki. Koszty uzyskania przychodów, mogą zatem obejmować wartość wydatków do ustalonego limitu, a ilość przejechanych kilometrów, określana jest na bazie ewidencji przebiegu pojazdu. Wytyczne te nie dotyczą jednak pojazdów ciężarowych.
Ewidencja przebiegu pojazdu prywatnego w firmie
Ten rodzaj dokumentu pozwala ustalić przebieg pojazdu, przez osobę korzystającą z samochodu prywatnego. Brak stosownych zapisów sprawia, że wydatki związane z eksploatacją nie zostaną uznane jako koszty uzyskania przychodów. Prowadzona comiesięcznie dla każdego z pojazdów ewidencja, wymaga chronologicznych danych obejmujących imię, nazwisko i dane adresowe osoby korzystającej z pojazdu, danych pojazdu, daty i celu wyjazdów, opisu trasy, przebiegu itp. Stawki za kilometr, które również znajdują się w ewidencji zależne są od pojemności samochodu osobowego.
Wykaz kosztów – dokumentacja
Aby ująć w kosztach poniesione wydatki eksploatacyjne, konieczne jest skrupulatne gromadzenie dowodów, które pozwalają ten stan rzeczy potwierdzić. Zaliczyć można do nich między innymi faktury związane z kosztem paliwa, eksploatacją samochodu ( w tym koszty olejów silnikowych, płynów, części zamiennych, kosztów przeglądów technicznych, wymiany opon, napraw, przejazdów odcinkami płatnymi), oraz ubezpieczaniem pojazdu jak OC, AC i NW.
Warto mieć na uwadze, że wydatki ulepszające pojazdy, nie są właściwe dla kosztów uzyskania przychodu.
Podatnik VAT i koszty
Korzystanie z samochodu prywatnego dla celów służbowych pozwala na odliczenie podatku naliczonego, jednak ograniczenia dotyczą samochodów do 3,5 t, które wykorzystywane są również do innych celów niż służbowe. Kwoty odliczeń nie mogą w tym wypadku wynieść więcej niż 50% podatku VAT, który wynika z faktur dokumentujących wydatki związane z eksploatacją samochodu w przedsiębiorstwie.