Weryfikacja kontrahenta to obecnie jedna z podstawowych czynności przed przystąpieniem przez przedsiębiorcę do zawarcia relacji gospodarczej. Zachęcamy do I części lektury na ten temat.
Jak zweryfikować kontrahenta? Weryfikacja powinna być prowadzona wielopłaszczyznowo, a także w sposób ciągły, nawet w odniesieniu do znanych nam kontrahentów. Pozwala to ograniczyć do minimum ryzyko zawierania umów z nieuczciwymi czy niewypłacalnymi przedsiębiorcami. Z drugiej strony umożliwia nowopowstałym podmiotom uwiarygodnić swoją sytuację. Należy więc ustalić czy kontrahent:
- rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą oraz jak długo istnieje na rynku,
- nie zalega z tytułu należności podatkowych wobec budżetu państwa, ale też w stosunku do innych podmiotów,
- jak przedstawia się jego sytuacja finansowa.
Rozpoczęcie weryfikacji kontrahenta, można rozpocząć od Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w przypadku przedsiębiorstwa, lub Ewidencji Działalności Gospodarczej (EDG) gdy weryfikujemy osobę fizyczną. Jakie informacje uzyskamy z powyższych źródeł? Przede wszystkim nazwę lub firmę pod którą działa przedsiębiorca oraz formę prawną prowadzonej działalności, a także adres pod którym prowadzona jest działalność gospodarcza. W następnej kolejności zapoznamy się z osobami mogącymi reprezentować podmiot w relacjach gospodarczych. Bardzo ważnymi informacjami z punktu widzenia bezpieczeństwa zawierania hipotetycznych umów handlowych jest moment rozpoczęcia działalności, ewentualne jej zawieszenie, zakończenie bądź też postawienie podmiotu w stan upadłości.
Kolejnym etapem weryfikacji kontrahenta wymagającym jego zgody jest wystąpienie do Naczelnika Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach. Zaświadczenie takie pozwoli nam ustalić czy nasz biznesowy partner na bieżąco wywiązuje się z obowiązkowych danin publicznych. Aby zaś ustalić jego wypłacalność wobec innych uczestników życia gospodarczego warto zajrzeć do Biura Informacji Gospodarczej (BIG), w ramach którego wyróżniamy najpopularniejszy Krajowy Rejestr Długów, ale także Europejski Rejestr Informacji Finansowej oraz Centrum Informacji Gospodarczej.
Weryfikację uzupełnijmy wglądem w sprawozdanie finansowe naszego kontrahenta. Sprawozdanie to może okazać nam sam kontrahent bądź też możemy znaleźć go w Monitorze Polskim „B” wydawanym jest przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Możemy również podeprzeć się danymi ze sprawozdania sporządzanego dla GUS-u.
Obecnie dużo podmiotów tzw. wywiadowni gospodarczych oferuje swoje usługi w zakresie pozyskiwania informacji o sytuacji gospodarczej przedsiębiorstw. Do nas należy decyzja czy weryfikacją kontrahenta zajmiemy się we własnym zakresie czy też zlecimy ją „zawodowcom”. Ważne aby weryfikację taką przeprowadzić rzetelnie dzięki czemu zminimalizujemy ryzyko współpracy z podmiotem mogącym pogorszyć naszą sytuację gospodarczą.
Drugą części artykułu poświęcimy kolejnej formie weryfikacji, a mianowicie jak zweryfikować kontrahenta pod względem sprawdzeniu statusu podatkowego. Zapraszamy do lektury.