Zgoda na przetwarzanie danych do wystawienia faktury – czy jest potrzebna? Jak wnoszą przepisy z rozporządzenia RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem między i innymi wówczas, gdy przetwarzanie ich jest niezbędne do wykonywania umowy, a także wówczas gdy przetwarzanie to jest konieczne dla wypełnienia obowiązku nałożonego prawem na administratora. Powstaje zatem pytanie, jak w tej sytuacji ma się kwestia przetwarzania danych niezbędnych dla wystawienia faktury?
Zgoda na przetwarzanie danych do wystawienia faktury od momentu pojawienia się nowych przepisów związanych z RODO jest tematem skomplikowanym dla przedsiębiorców. Postaramy się zatem wyjaśnić tą kwestię.
Sama w sobie zgoda nie jest jedyną podstawą do legalnego przetwarzania danych. Jest ona opcją po którą sięgamy wówczas, gdy nie mamy innej przesłanki, która legalizuje przetwarzanie danych osobowych. Do faktury potrzebujemy danych bazowych, czyli zwykłych. Jak mówi art. 6 rozporządzenia RODO:
“1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Akapit pierwszy lit. f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.”
Powyższy artykuł wskazuje sześć przesłanek, które czynią przetwarzanie danych osobowych zgodne z prawem, a sama w sobie zgoda jest tylko jedną z nich.
Co więcej, korzystać z niej należy wyłącznie wówczas, gdy inne możliwości zostały już wyczerpane. W kwestii zatem wystawiania faktur, uzyskanie zgody osoby fizycznej nie jest konieczne, bowiem posiłkujemy się w tym wypadku art 6 ust 1b, czyli przetwarzamy dany w oparciu o zakup towaru lub usługi na zasadzie umowy konsumenckiej. Zebrane dane osobowe są niezbędne do realizacji zamówienia, które odbywa się na zasadzie zawartej umowy.
Co więcej, dane niezbędne do wystawienia faktury do paragonu – która wystawiana jest na życzenie osoby dokonującej zakupu – przetwarzane są na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług – mamy tutaj do czynienia z przesłanką z art. 6 ust. 1c.
Wystawiając faktury nie musimy zatem prosić o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż forma ta jest przewidziana w RODO. Pamiętać jednak należy o tym, że powyższe warunki nie dotyczą sytuacji, w których wysyłamy wiadomości o treściach marketingowych. W tym wypadku konieczne jest uzyskanie zgody – i to takiej której pozyskanie można udowodnić ( art. 172 ustawy Prawo Telekomunikacyjne). A wszystko to dlatego, że wiadomości o treściach marketingowych wykraczają poza realizację zamówienia.