Dokumentowanie transakcji WDT. Z dniem 1 stycznia 2020r. weszły w życie zmiany w zakresie dokumentowania dostaw wewnątrzwspólnotowych. Są one o tyle istotne, że w wielu przypadkach mogą znacznie utrudnić lub wręcz uniemożliwić zastosowanie 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).
Przedmiotowe zmiany wynikają przepisów Rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 (dalej: Rozporządzenie) z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz.U. UE. L. z 2018 r. Nr 311).

Wspomniane Rozporządzenie weszło w życie 27 grudnia 2018 r., jednak zastosowanie znajdzie dopiero od 1 stycznia 2020 r. Celem jego wprowadzenia jest ujednolicenie zasad dokumentacji WDT na terenie całej Unii Europejskiej.
Rozporządzenie wiąże w całości podatników i będzie stosowane w polskim systemie prawnym bezpośrednio, tj. bez konieczności implementacji. Omawiane uregulowania staną się częścią polskiego sytemu prawnego, ale co warte podkreślenia, w uregulowaniach ustawy o podatku VAT nie zostaną wprowadzone zasadnicze zmiany (w przepisach dotyczących WDT).

Co ulega zmianie ?
Główną zmianą przewidzianą w Rozporządzeniu jest nałożenie na sprzedawcę obowiązku posiadania dwóch niesprzecznych ze sobą dokumentów potwierdzających dokonanie wysyłki, wydanych przez dwa niezależne od siebie podmioty. W przypadku posiadania przez podatnika takich dokumentów domniemywa się, że towary zostały wysłane lub przetransportowane z państwa członkowskiego UE do miejsca przeznaczenia znajdującego się w innym kraju członkowskim UE. W treści Rozporządzenia unijny prawodawca pokusił się o wskazanie, jakie dokumenty mogą stanowić dowód wysyłki lub transportu. Przykładowo takimi dokumentami będą:
• podpisany list przewozowy CMR,
• konosament,
• faktura za towarowy przewóz towarów, lub faktura od przewoźnika towarów.
• dowód ubezpieczenia towaru,
• notarialne poświadczenie otrzymania towaru za granicą,
• poświadczenie odbioru wystawione przez podmiot prowadzący magazyn w państwie przeznaczenia.

CMR…
Pierwsza z wątpliwości, jaka prawdopodobnie nasunie się wielu podatnikom zajmującym się międzynarodową dostawą towarów będzie pytanie, czy możliwe będzie skorzystanie z innego dokumentu niż list przewozowy CMR? Dokument taki przecież został wprost wskazany w Rozporządzeniu. By odpowiedzieć na to pytanie, trzeba sięgnąć wprost do literalnego brzemienia przepisu Rozporządzenia. Zgodnie z art. 45a ust. 3 Rozporządzenia, do celów stosowania zwolnień następujące dokumenty są akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:
„a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów (…)”

Mając na uwadze treść tego przepisu, należy wskazać, że prawodawca unijny posłużył się sformułowaniem „takie jak” podpisany list przewozowy CMR, co oznacza, że dopuszczalne są również inne dokumenty transportowe, którymi podatnik może się posłużyć zamiast CMR. Warunkiem jest jednak by dokument taki w istocie potwierdzał dokonanie transportu, a jednocześnie zawierał informacje analogiczne do tych umieszczanych w treści listu przewozowego CMR. W związku z tym istotne jest to, aby takie dokumenty zawierały informacje, z których wprost wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego.

Dokumentowanie transakcji WDT. Forma dokumentów.
Kolejną wątpliwością jest pytanie, czy podatnik będzie mógł posłużyć się dokumentem w wersji elektronicznej, np. w formie skanu. Dotychczasowe stanowiska organów podatkowych wskazują, że w dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Teoretycznie zatem dokumenty przewozowe uzyskiwane w formie elektronicznej (tj. jako skan stanowiący załącznik do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta), mogą mieć moc dowodową dokumentów i tym samym będą uprawniać dostawcę do stosowania stawki 0% dla realizowanych przez niego transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.
Trzeba wskazać, że przepisy Rozporządzenia nie stanowią o formie dokumentów, stąd można wnioskować, że każda forma jaką posłuży się podatnik jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. Niemniej jednak nie ma pewności, jakie stanowisko zajmą organy podatkowe, zwłaszcza w odniesieniu do obowiązku posiadania podpisanych listów przewozowych CMR.

Co oznacza to dla podatników ?
Dokumentowanie transakcji WDT wg nowych przepisów w sposób istotny ingerują w dotychczasową praktykę dokumentowania tego procesu. Stanowią one w znacznym stopniu obostrzenie obowiązków dokumentacyjnych, co może skutkować dla podatników koniecznością przeprowadzenia licznych batalii z przewoźnikami, czy kontrahentami świadczącymi usługi transportowe w celu zmiany praktyki dokumentowania dostaw. Niemałe trudności mogą pojawić się również w zakresie pozyskania dwóch odpowiednich dokumentów od podmiotów niezależnych od siebie.
Trzeba jednak podkreślić, że przepisy w zakresie dokumentowania WDT w nowym kształcie z dniem 1 stycznia 2020 r. zaczną bezpośrednio obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej. Tym samym, można się spodziewać, że odpowiednie mechanizmy z czasem zostaną wprowadzone również u zagranicznych kontrahentów i przewoźników.